Privacyverklaring
Datenschutzerklärung – Hotel Acropolis v240626
Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten das Hotel Acropolis erhebt, warum wir diese Daten verarbeiten, mit wem wir sie teilen, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie haben. Sie gilt insbesondere für Gäste, Buchende, Mitreisende, Besucher, Veranstaltungskunden, Lieferanten, Bewerber, Websitebesucher und Nutzer unseres WLAN-Netzwerks.
1. Wer sind wir?
Das Hotel Acropolis wird von der IG CONCEPT BV betrieben, mit Sitz in Oostendestraat 341, 8820 Torhout, Belgien, USt-IdNr. BE 0878.141.196. Der Hotelbetrieb befindet sich in der Westendelaan 94, 8430 Middelkerke.
Sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, ist die IG CONCEPT BV der Verantwortliche für die Verarbeitung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unseren Datenschutzkontakt wenden: Carlo Vermeersch, per E-Mail an carlo@hotelacropolis.be oder per Post an die oben genannte Adresse.
2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Abhängig von Ihrer Beziehung zu uns können wir folgende Daten verarbeiten:
Identifikations- und Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sprache, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit;
Reservierungs- und Aufenthaltsdaten wie An- und Abreisedatum, Zimmertyp, Mitreisende, Präferenzen, Anmerkungen und Kommunikation zu Ihrem Aufenthalt;
Daten, die gesetzlich oder praktisch für die Registrierung erforderlich sind, wie Angaben aus Ausweis- oder Reisedokumenten, Visadaten und Informationen für die Erhebung der Kurtaxe;
Rechnungs- und Zahlungsdaten wie Rechnungsadresse, Unternehmensdaten, Zahlungsart und Zahlungsreferenzen;
Daten zu Veranstaltungen, Gruppen und Geschäftskunden wie Teilnehmerlisten, Ansprechpartner, Vereinbarungen sowie Catering- oder Raumpräferenzen;
besondere Wünsche, die Sie uns mitteilen, beispielsweise Allergien, Mobilitätsanforderungen oder andere Informationen, die erforderlich sind, um Sie angemessen zu empfangen;
technische Daten bei der Nutzung unserer Website und unseres WLANs, wie IP-Adresse und Cookie-Daten;
Videoaufzeichnungen innerhalb und außerhalb des Hotels;
Daten von Lieferanten, Bewerbern und Mitarbeitern, die für die berufliche Beziehung, das Bewerbungsverfahren und die Verwaltung erforderlich sind.
Wir erhalten diese Daten in der Regel direkt von Ihnen oder von der Person, die für Sie bucht. In manchen Fällen erhalten wir Daten über Buchungsplattformen, Reiseveranstalter, Unternehmen, Veranstaltungsorganisatoren, Zahlungsdienstleister, öffentliche Quellen oder andere Parteien, die an Ihrer Reservierung oder an unseren Dienstleistungen beteiligt sind.
3. Gäste und Reservierungen
Für Reservierungen und Aufenthalte verarbeiten wir Kontaktdaten, Adressdaten, Aufenthaltsdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsreferenzen sowie – soweit erforderlich – Identitäts-, Staatsangehörigkeits-, Reise- und Visadaten.
Bookingplanner kann unter anderem Name, Anschrift, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse, Sprache, Nationalität, Staatsbürgerschaft, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Identifikationsnummer, Dokumenttyp, Ausstellungsland, Gültigkeitsdauer des Dokuments, Visumnummer, Kurtaxe, Marketingeinwilligung, Versicherungsinformationen und interne Notizen enthalten.
4. Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Reservierungen und Aufenthalte: zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und Reservierung, zur Vorbereitung Ihres Aufenthalts, für Check-in und Check-out, zur Verwaltung der Zimmerbelegung und Gästewünsche, zur Bearbeitung praktischer Anfragen oder Fundsachen sowie zur Erbringung von Hotel- oder Veranstaltungsdienstleistungen.
Zahlung und Verwaltung: zur Verarbeitung von Anzahlungen, Zahlungsgarantien und Zahlungen, zur Erstellung von Rechnungen, zur Bearbeitung von Stornierungen, Nichterscheinen, Rückerstattungen oder eventuellen Schäden, zur Führung unserer Buchhaltung und zur Bearbeitung von Streitfällen.
Gesetzliche Verpflichtungen.
Kommunikation und Service: für praktische Mitteilungen, Bestätigungen, Informationen zu Ihrem Aufenthalt, die Beantwortung von Anfragen und die Bearbeitung von Beschwerden.
Neuigkeiten und Angebote: um Ihnen, soweit zulässig, Newsletter und Angebote zuzusenden.
Verbesserung unserer Dienstleistungen: zur Erstellung allgemeiner Statistiken, zur Verbesserung unserer Website und Dienstleistungen sowie zum besseren Verständnis der Gästezufriedenheit. Soweit möglich verwenden wir hierfür zusammengefasste oder anonymisierte Daten.
Personal und Lieferanten: zur Verwaltung von Bewerbungen, Arbeitsverhältnissen, Verträgen, Lieferungen und beruflichen Kontakten.
5. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gültige Rechtsgrundlage besteht:
die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (beispielsweise für eine Reservierung);
eine gesetzliche Verpflichtung, beispielsweise im Bereich der Buchhaltung;
ein berechtigtes Interesse, beispielsweise zur Sicherheit, Betrugsprävention oder Beschwerdebearbeitung. Dabei wägen wir unser Interesse stets gegen Ihr Interesse am Schutz Ihrer Privatsphäre ab;
die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
6. Website und Cookies
Unsere Website verwendet ein Cookie-Banner mit notwendigen, funktionalen, analytischen und Marketing-Cookies. Besucher können ihre Einstellungen speichern sowie ihre Einwilligung jederzeit ändern oder widerrufen.
Für die Analyse unserer Website verwenden wir Google Analytics 4 (GA4). Nach Bestätigung unseres Website-Partners werden vollständige IP-Adressen innerhalb von GA4 weder gespeichert noch dem Hotel Acropolis zur Verfügung gestellt. Google kann eine IP-Adresse vorübergehend zu technischen Kommunikationszwecken und zur Ermittlung abgeleiteter Informationen, wie etwa des geografischen Standorts, verarbeiten. Die Berichte enthalten keine vollständigen IP-Adressen oder direkt identifizierbare IP-Daten.
Darüber hinaus verwendet die Website Google Tag Manager, Google Ads sowie das Meta/Facebook Pixel für Analyse-, Marketing- und Werbezwecke.
Weitere Informationen zu Cookies und Tracking-Technologien finden Sie in der separaten Cookie-Richtlinie des Hotels Acropolis.
7. Newsletter
Wir nutzen Mailchimp für Newsletter und Werbe-E-Mails. Diese Mitteilungen versenden wir, wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung gesetzlich zulässig ist.
Automatisierte Kampagnen für abgebrochene Buchungen oder Geburtstage werden nicht eingesetzt.
Empfänger des Newsletters können sich jederzeit abmelden.
8. Videoüberwachung
Im und rund um das Hotel Acropolis sind Kameras installiert, unter anderem auf dem Parkplatz, an den Eingängen, an der Rezeption, in den Fluren, Aufzügen, im Frühstücksraum, in der Arena und im Außenbereich.
Die Aufnahmen sind ausschließlich autorisierten Personen zugänglich und werden grundsätzlich zehn Tage lang gespeichert. Im Falle eines Vorfalls können relevante Aufnahmen länger aufbewahrt werden, sofern dies für Ermittlungen, Beweiszwecke oder die Bearbeitung durch Polizei, Versicherungen oder Gerichte erforderlich ist.
Die Aufnahmen werden ausschließlich zu Sicherheitszwecken und zur Untersuchung von Vorfällen verwendet.
9. WLAN
Bei der Nutzung des Gäste-WLANs können IP-Adresse, MAC-Adresse, Verbindungsprotokolle und gegebenenfalls auch die E-Mail-Adresse verarbeitet werden.
Das Gästenetzwerk ist von unseren internen Systemen getrennt, und die Client-Isolation ist aktiviert.
10. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten ausschließlich Mitarbeiter und Dienstleister, die diese Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie sind verpflichtet, die Daten vertraulich und sicher zu behandeln.
Wir arbeiten unter anderem mit Microsoft, Clew, Ubicum, Bookingplanner, Cubilis, Teamleader, Venice, Billit, Liantis, Mailchimp, Mollie, Axepta, Payconiq, Booking.com, Google, Meta, RoomRudder und Salto zusammen.
11. Aufbewahrungsfristen
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden.
Rechnungs-, Aufenthalts- und Buchungsdaten werden grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahrt.
Videoaufzeichnungen werden grundsätzlich zehn Tage lang gespeichert, es sei denn, sie werden für die Untersuchung oder Bearbeitung eines Vorfalls benötigt.
Newsletter-Daten werden gespeichert, bis Sie sich abmelden.
Bewerberdaten werden grundsätzlich maximal sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert, sofern keine Zustimmung für eine längere Aufbewahrung vorliegt.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, eine längere Speicherung ist zur Bearbeitung eines Rechtsstreits oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich.
12. Wie schützen wir Ihre Daten?
Wir treffen angemessene organisatorische und technische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unerwünschten Änderungen zu schützen.
Dazu gehören unter anderem Zugriffsbeschränkungen, individuelle Benutzerkonten, Netzwerksegmentierung, sichere Systeme, Datensicherungen, Vereinbarungen mit Dienstleistern und Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeiter.
13. Ihre Rechte
Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze können Sie:
Informationen und Auskunft über die personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie verarbeiten;
die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen;
unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen;
Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses sowie gegen Direktmarketing einlegen;
die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen elektronischen Format erhalten;
eine zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ein solcher Widerruf berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.
Sie können Ihr Anliegen an info@hotelacropolis.be oder per Post an die oben genannte Adresse richten.
Bitte geben Sie klar an, auf welches Recht und auf welche Daten sich Ihr Antrag bezieht. Wir können zusätzliche Informationen anfordern, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um Ihre Identität zu überprüfen.
Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann diese Frist gesetzlich verlängert werden.
14. Beschwerden
Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte zunächst an uns unter +32 59 47 17 17.
Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:
Datenschutzbehörde
Rue de la Presse 35 / Drukpersstraat 35
1000 Brüssel
T: +32 (0)2 274 48 00
F: +32 (0)2 274 48 35