Privacyverklaring

Privacyverklaring - Hotel Acropolis v240626

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens Hotel Acropolis verzamelt, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Ze geldt onder meer voor gasten, boekers, medereizigers, bezoekers, eventklanten, leveranciers, sollicitanten, websitebezoekers en gebruikers van onze wifi.

1. Wie zijn wij?

Hotel Acropolis wordt uitgebaat door IG CONCEPT BV, met zetel te Oostendestraat 341, 8820 Torhout, BTW BE 0878.141.196. De hoteluitbating bevindt zich op Westendelaan 94, 8430 Middelkerke.

Tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld, is IG CONCEPT BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen met onze privacycontactpersoon: Carlo Vermeersch, via carlo@hotelacropolis.be of per post op bovenstaand adres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, taal, geboortedatum en nationaliteit;
reservatie- en verblijfsgegevens, zoals aankomst- en vertrekdatum, kamertype, medereizigers, voorkeuren, opmerkingen en communicatie over uw verblijf;
gegevens die wettelijk of praktisch nodig zijn bij registratie, zoals gegevens van een identiteits- of reisdocument, visumgegevens en gegevens voor de toeristenbelasting;
facturatie- en betalingsgegevens, zoals factuuradres, ondernemingsgegevens, betalingswijze en betalingsreferenties;
gegevens over evenementen, groepen en zakelijke klanten, zoals deelnemerslijsten, contactpersonen, afspraken en catering- of zaalvoorkeuren;
bijzondere wensen die u zelf meedeelt, bijvoorbeeld allergieën, mobiliteitsbehoeften of andere informatie die nodig is om u passend te ontvangen;
technische gegevens bij gebruik van onze website en wifi, zoals IP-adres, en cookiegegevens;
camerabeelden in en rond het hotel;
gegevens van leveranciers, sollicitanten en personeelsleden die nodig zijn voor de professionele relatie, aanwerving en administratie.

Wij ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van u of van de persoon die voor u boekt. Soms krijgen wij gegevens via boekingsplatformen, reisorganisatoren, bedrijven, evenementorganisatoren, betalingsdienstverleners, openbare bronnen of andere partijen die bij uw reservatie of onze dienstverlening betrokken zijn.

3. Gasten en reservaties

Voor reservaties en verblijf verwerken wij contactgegevens, adresgegevens, verblijfsgegevens, facturatiegegevens, betalingsreferenties en waar noodzakelijk identiteits-, nationaliteits-, reisdocument- en visumgegevens. Bookingplanner kan onder meer naam, adres, telefoon, gsm, e-mail, taal, nationaliteit, burgerschap, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, identificatienummer, documenttype, uitgifteland, geldigheid document, visumnummer, toeristentaks, marketingtoestemming, verzekeringsinformatie en interne memo's bevatten.

4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Reservaties en verblijf: om uw aanvraag en reservatie te behandelen, uw verblijf voor te bereiden, in- en uit te checken, kamerbezetting en gastenvoorkeuren te beheren, praktische verzoeken of verloren voorwerpen te behandelen en hotel- of eventdiensten te leveren.

Betaling en administratie: om voorschotten, betaalwaarborgen en betalingen te verwerken, facturen op te maken, annulaties, no-shows, terugbetalingen of eventuele schade af te handelen, onze boekhouding te voeren en geschillen te behandelen.

Wettelijke verplichtingen

Communicatie en service: om praktische berichten, bevestigingen, informatie over uw verblijf, antwoorden op vragen en klachtenbehandeling te verzorgen.

Nieuws en promoties: om u, wanneer toegestaan, nieuwsbrieven en aanbiedingen te sturen

Verbetering van onze diensten: om algemene statistieken te maken, onze website en dienstverlening te verbeteren en de tevredenheid van gasten te begrijpen. Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor samengevoegde of geanonimiseerde gegevens.

Personeel en leveranciers: om sollicitaties, arbeidsrelaties, contracten, leveringen en professionele contacten te beheren.

5. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat:

de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen vóór een overeenkomst (bijvoorbeeld voor een reservatie);
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de boekhouding;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld beveiliging, fraudepreventie, klachtenbeheer,. Wij wegen dat belang steeds af tegen uw privacybelang
verdeding in rechte: de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering

6. Website en cookies

Onze website gebruikt een cookiebanner met noodzakelijke, functionele, analytische en marketingcookies. Bezoekers kunnen hun voorkeuren opslaan en hun toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Voor websiteanalyse maken wij gebruik van Google Analytics 4 (GA4). Volgens de bevestiging van onze websitepartner worden volledige IP-adressen binnen GA4 niet opgeslagen of beschikbaar gemaakt aan Hotel Acropolis. Google kan een IP-adres tijdelijk verwerken voor technische communicatie en het bepalen van afgeleide informatie zoals geografische locatie. Rapporteringen bevatten geen volledige IP-adressen of rechtstreeks identificeerbare IP-gegevens.

Daarnaast maakt de website gebruik van Google Tag Manager, Google Ads en Meta/Facebook Pixel voor analyse-, marketing- en advertentiedoeleinden.

Meer informatie over cookies en trackingtechnologieën is opgenomen in het afzonderlijke Cookiebeleid van Hotel Acropolis.

7. Nieuwsbrief

Wij gebruiken Mailchimp voor nieuwsbrieven en promotionele e-mails. Wij sturen deze berichten wanneer u daarvoor toestemming gaf of wanneer dit wettelijk toegestaan is in het kader van een bestaande klantenrelatie. Er worden geen automatische campagnes voor verlaten boekingen of verjaardagen gebruikt. Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich steeds uitschrijven.

8. Camerabewaking

In en rond Hotel Acropolis zijn camera's aanwezig, onder meer op de parking, ingangen, receptie, gangen, liften, ontbijtruimte, Arena en buitenomgeving.

De beelden zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen en worden in principe 10 dagen bewaard. Bij een incident kunnen relevante beelden langer worden bewaard zolang dit nodig is voor onderzoek, bewijsvoering of de behandeling door politie, verzekeraar of rechtbank. De beelden worden enkel gebruikt voor beveiliging en incidentonderzoek.

9. Wifi

Bij gebruik van de gastenwifi kunnen IP-adres, MAC-adres, verbindingslogs en mogelijk ook het e-mailadres worden verwerkt. Het gastennetwerk is gescheiden van onze interne systemen en client isolation is actief.

10. Ontvangers en verwerkers

Alleen medewerkers en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang. Zij moeten vertrouwelijk en veilig met de gegevens omgaan.

Wij doen beroep op onder meer Microsoft, Clew, Ubicum, Bookingplanner, Cubilis, Teamleader, Venice, Billit, Liantis, Mailchimp, Mollie, Axepta, Payconiq, Booking.com, Google, Meta, RoomRudder en Salto.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Facturatie-, verblijfs- en boekingsgegevens worden in principe gedurende tien jaar bewaard.

Camerabeelden worden in principe voor tien dagen bewaard, tenzij ze nodig zijn voor het onderzoek of de afhandeling van een incident.

Gegevens voor nieuwsbrieven bewaren wij totdat u zich uitschrijft.

Gegevens van sollicitanten worden in principe gedurende maximaal zes maanden na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij toestemming bekomen werd de gegevens langer te bewaren.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor de behandeling van een geschil of de naleving van een wettelijke verplichting.

12. Hoe beveiligen wij uw gegevens

Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en ongewenste wijziging. Voorbeelden zijn toegangsbeperkingen, individuele accounts, netwerksegmentatie, beveiligde systemen, back-ups, afspraken met dienstverleners en vertrouwelijkheidsverplichtingen voor medewerkers.

13. Uw rechten

Binnen de voorwaarden van de privacywetgeving kan u:

informatie en inzage vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
in bepaalde gevallen vragen om gegevens te verwijderen of de verwerking te beperken;
bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing;
gegevens die u zelf verstrekte in een bruikbaar elektronisch formaat ontvangen;
een eerder gegeven toestemming intrekken. Dit heft evenwel geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking.

U kan uw verzoek sturen naar (info@hotelacropolis.be) of per post naar bovenvermeld adres. Vermeld duidelijk op welk recht en welke gegevens uw verzoek betrekking heeft. Wij kunnen bijkomende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te controleren.

Wij antwoorden in principe binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn wettelijk worden verlengd.

14. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via +32 59 47 17 17.

Tot slot melden wij dat u steeds over de mogelijkheid beschikt om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
T: +32 [0]2 274 48 00
F: +32 [0]2 274 48 35
contact@apd-gba.be