Déclaration de confidentialité
Déclaration de confidentialité – Hotel Acropolis v240626
La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel Hotel Acropolis collecte, pourquoi nous les collectons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle s’applique notamment aux clients, réservants, accompagnants, visiteurs, clients d’événements, fournisseurs, candidats, visiteurs du site web et utilisateurs de notre réseau wifi.
1. Qui sommes-nous ?
Hotel Acropolis est exploité par IG CONCEPT BV, dont le siège social est situé Oostendestraat 341, 8820 Torhout, TVA BE 0878.141.196. L’exploitation hôtelière est située Westendelaan 94, 8430 Middelkerke.
Sauf indication contraire expresse, IG CONCEPT BV est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente déclaration de confidentialité.
Pour toute question relative à cette déclaration de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre personne de contact en matière de protection des données : Carlo Vermeersch, via carlo@hotelacropolis.be ou par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessus.
2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Selon la nature de votre relation avec nous, nous pouvons traiter les données suivantes :
données d’identification et de contact, telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, la langue, la date de naissance et la nationalité ;
données de réservation et de séjour, telles que les dates d’arrivée et de départ, le type de chambre, les accompagnants, les préférences, les remarques et les communications relatives à votre séjour ;
données légalement ou pratiquement nécessaires lors de l’enregistrement, telles que les informations figurant sur un document d’identité ou de voyage, les données de visa et les informations nécessaires à la taxe de séjour ;
données de facturation et de paiement, telles que l’adresse de facturation, les données de l’entreprise, le mode de paiement et les références de paiement ;
données relatives aux événements, groupes et clients professionnels, telles que les listes de participants, les personnes de contact, les accords conclus et les préférences en matière de restauration ou de salles ;
demandes particulières que vous nous communiquez vous-même, par exemple des allergies, des besoins liés à la mobilité ou toute autre information nécessaire pour vous accueillir dans les meilleures conditions ;
données techniques lors de l’utilisation de notre site web et de notre wifi, telles que l’adresse IP et les données relatives aux cookies ;
images de vidéosurveillance à l’intérieur et aux abords de l’hôtel ;
données de fournisseurs, de candidats et de membres du personnel nécessaires à la relation professionnelle, au recrutement et à l’administration.
Nous recevons généralement ces données directement de votre part ou de la personne qui effectue la réservation pour vous. Dans certains cas, nous obtenons des données via des plateformes de réservation, des organisateurs de voyages, des entreprises, des organisateurs d’événements, des prestataires de services de paiement, des sources publiques ou d’autres parties impliquées dans votre réservation ou dans la prestation de nos services.
3. Clients et réservations
Dans le cadre des réservations et des séjours, nous traitons des coordonnées, des données d’adresse, des données de séjour, des données de facturation, des références de paiement et, lorsque cela est nécessaire, des données d’identité, de nationalité, de documents de voyage et de visa.
Bookingplanner peut notamment contenir le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de GSM, l’adresse e-mail, la langue, la nationalité, la citoyenneté, la date de naissance, le lieu de naissance, le sexe, le numéro d’identification, le type de document, le pays de délivrance, la validité du document, le numéro de visa, la taxe de séjour, le consentement marketing, les informations d’assurance et des notes internes.
4. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Réservations et séjours : afin de traiter votre demande et votre réservation, préparer votre séjour, gérer votre arrivée et votre départ, l’occupation des chambres et les préférences des clients, traiter les demandes pratiques ou les objets perdus et fournir les services hôteliers ou événementiels.
Paiement et administration : afin de traiter les acomptes, garanties de paiement et paiements, établir les factures, gérer les annulations, les non-présentations, les remboursements ou d’éventuels dommages, tenir notre comptabilité et traiter les litiges.
Obligations légales.
Communication et service : afin d’envoyer des messages pratiques, confirmations, informations relatives à votre séjour, réponses à vos questions et gestion des réclamations.
Actualités et promotions : afin de vous envoyer, lorsque cela est autorisé, des newsletters et des offres promotionnelles.
Amélioration de nos services : afin d’établir des statistiques générales, d’améliorer notre site web et nos services et de mieux comprendre la satisfaction de nos clients. Dans la mesure du possible, nous utilisons à cette fin des données agrégées ou anonymisées.
Personnel et fournisseurs : afin de gérer les candidatures, les relations de travail, les contrats, les livraisons et les contacts professionnels.
5. Bases juridiques
Nous traitons des données à caractère personnel uniquement lorsqu’il existe une base légale valable :
l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (par exemple pour une réservation) ;
une obligation légale, notamment en matière comptable ;
un intérêt légitime, par exemple pour la sécurité, la prévention de la fraude ou la gestion des réclamations. Nous mettons toujours cet intérêt en balance avec votre droit à la protection de la vie privée ;
la défense en justice, l’exercice ou l’établissement d’un droit en justice.
6. Site web et cookies
Notre site web utilise une bannière de cookies comprenant des cookies nécessaires, fonctionnels, analytiques et marketing. Les visiteurs peuvent enregistrer leurs préférences et modifier ou retirer leur consentement à tout moment.
Pour l’analyse du site web, nous utilisons Google Analytics 4 (GA4). Selon la confirmation de notre partenaire web, les adresses IP complètes ne sont ni stockées dans GA4 ni mises à disposition d’Hotel Acropolis. Google peut traiter temporairement une adresse IP à des fins techniques et pour déterminer certaines informations dérivées, telles que la localisation géographique. Les rapports ne contiennent pas d’adresses IP complètes ni de données IP directement identifiables.
Le site utilise également Google Tag Manager, Google Ads et Meta/Facebook Pixel à des fins d’analyse, de marketing et de publicité.
De plus amples informations concernant les cookies et les technologies de suivi sont reprises dans la Politique relative aux cookies distincte d’Hotel Acropolis.
7. Newsletter
Nous utilisons Mailchimp pour l’envoi de newsletters et d’e-mails promotionnels. Nous envoyons ces communications lorsque vous y avez consenti ou lorsque cela est légalement autorisé dans le cadre d’une relation client existante.
Aucune campagne automatique liée aux réservations abandonnées ou aux anniversaires n’est utilisée.
Les destinataires de la newsletter peuvent se désinscrire à tout moment.
8. Vidéosurveillance
Des caméras sont installées dans et autour de l’Hotel Acropolis, notamment sur le parking, aux entrées, à la réception, dans les couloirs, les ascenseurs, la salle de petit-déjeuner, l’Arena et les espaces extérieurs.
Les images sont accessibles uniquement aux personnes autorisées et sont conservées en principe pendant 10 jours. En cas d’incident, les images pertinentes peuvent être conservées plus longtemps si cela est nécessaire à une enquête, à l’administration de preuves ou au traitement du dossier par la police, un assureur ou un tribunal.
Les images sont utilisées exclusivement à des fins de sécurité et d’investigation d’incidents.
9. Wifi
Lors de l’utilisation du wifi destiné aux clients, l’adresse IP, l’adresse MAC, les journaux de connexion et éventuellement l’adresse e-mail peuvent être traités.
Le réseau destiné aux clients est séparé de nos systèmes internes et l’isolation des clients est activée.
10. Destinataires et sous-traitants
Seuls les collaborateurs et prestataires de services ayant besoin des données dans le cadre de leurs fonctions y ont accès. Ils sont tenus de traiter les données de manière confidentielle et sécurisée.
Nous faisons notamment appel à Microsoft, Clew, Ubicum, Bookingplanner, Cubilis, Teamleader, Venice, Billit, Liantis, Mailchimp, Mollie, Axepta, Payconiq, Booking.com, Google, Meta, RoomRudder et Salto.
11. Durées de conservation
Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Les données de facturation, de séjour et de réservation sont conservées en principe pendant dix ans.
Les images de vidéosurveillance sont conservées en principe pendant dix jours, sauf si elles sont nécessaires à l’enquête ou au traitement d’un incident.
Les données utilisées pour les newsletters sont conservées jusqu’à votre désinscription.
Les données des candidats sont conservées en principe pendant une durée maximale de six mois après la fin de la procédure de recrutement, sauf si une autorisation a été obtenue pour une conservation plus longue.
À l’expiration du délai de conservation applicable, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour le traitement d’un litige ou le respect d’une obligation légale.
12. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous prenons des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé et les modifications non souhaitées.
Parmi ces mesures figurent notamment les restrictions d’accès, les comptes individuels, la segmentation des réseaux, les systèmes sécurisés, les sauvegardes, les accords avec les prestataires de services et les obligations de confidentialité imposées aux collaborateurs.
13. Vos droits
Dans les limites prévues par la législation sur la protection des données, vous pouvez :
demander des informations et accéder aux données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ;
faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
demander, dans certains cas, la suppression de vos données ou la limitation de leur traitement ;
vous opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime ainsi qu’au marketing direct ;
recevoir les données que vous avez fournies dans un format électronique structuré et couramment utilisé ;
retirer un consentement précédemment accordé. Ce retrait n’affecte toutefois pas la licéité du traitement effectué avant celui-ci.
Vous pouvez adresser votre demande à info@hotelacropolis.be ou par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Veuillez préciser clairement le droit que vous souhaitez exercer et les données concernées par votre demande. Nous pouvons demander des informations complémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire afin de vérifier votre identité.
Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé conformément à la loi.
14. Réclamations
Si vous avez une question ou une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez d’abord nous contacter au +32 59 47 17 17.
Nous vous informons également que vous avez toujours la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
T : +32 (0)2 274 48 00
F : +32 (0)2 274 48 35